เคล็ดลับในการเขียนกระดาษกระดานที่ดี กระดาษกระดานมีความสำคัญต่อกระบวนการตัดสินใจขององค์กร ควรอ่านง่ายและกระชับ และควรนำเสนอข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการตัดสินใจเลือกอย่างรอบรู้ อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้มักจะล้นหลาม เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ เป็นความคิดที่ดีที่จะปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อเขียนเอกสารกระดานที่จะได้รับความสนใจจากองค์กรของคุณ ขั้นตอนแรกคือการกำหนดวัตถุประสงค์ของกระดาษกระดาน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารเพื่อให้ข้อมูลพื้นฐาน เพื่อเสนอแนะกลยุทธ์หรือให้คำแนะนำ จุดมุ่งหมายหลักคือการแจ้งให้คณะกรรมการทราบ ตัวอย่างเช่น กระดาษกระดานอาจรวมถึงภาพรวมของเป้าหมายขององค์กรการกุศล กลยุทธ์ในการนำไปใช้ หรือการอภิปรายเกี่ยวกับการตัดสินใจที่เป็นไปได้ ในฐานะสมาชิกคณะกรรมการ คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กร รวมถึงความเสี่ยงและความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับลักษณะและขนาดของความเสี่ยง เนื่องจากความเสี่ยงอาจส่งผลต่อผลลัพธ์ของการตัดสินใจครั้งสำคัญ ในทำนองเดียวกัน คุณควรมีความชัดเจนเกี่ยวกับเมตริกหลักที่คุณกำลังติดตาม
เอกสารของบอร์ดควรมีบทสรุปสำหรับผู้บริหารโดยย่อด้วย ซึ่งไม่ควรเกินสี่หรือห้าบรรทัด และควรอธิบายว่าเหตุใดคณะกรรมการจึงควรแนะนำแนวทางปฏิบัติเฉพาะ นอกจากนี้ กระดาษของบอร์ดควรมีคำอธิบายว่าใครเป็นผู้พิจารณาข้อเสนอนี้บ้าง ควรมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดพร้อมภูมิหลังและรายละเอียดเพียงพอในการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น กระดาษกระดานอาจมีหัวข้อเกี่ยวกับการเงินขององค์กรการกุศลหรือประวัติขององค์กร แม้ว่ากระดาษกระดานไม่ควรเกินสามหรือสี่หน้า แต่เป็นความคิดที่ดีที่จะตัดรายละเอียดที่ไม่จำเป็นออก เช่น รายการและตัวย่อ เคล็ดลับอีกประการสำหรับการเขียนกระดาษกระดานที่ดีคือการใช้ภาษาอังกฤษธรรมดา ซึ่งหมายถึงการรักษาภาษาที่เข้าใจง่าย และควรไม่มีคำทางกฎหมาย บทความควรเขียนด้วยคำที่ทุกคนเข้าใจ แม้กระทั่งคนที่ไม่มีพื้นฐานด้านธุรกิจ
เป็นความคิดที่ดีที่จะปรึกษากับสมาชิกคนอื่นๆ ในคณะกรรมการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีความรู้ด้านเทคนิคหรือความเชี่ยวชาญพิเศษ คนเหล่านี้สามารถช่วยคุณพัฒนากระดาษกระดานที่ตรงกับความต้องการของคุณ อันที่จริง คุณควรขอให้พวกเขาป้อนข้อมูลลงในกระดาษก่อนที่จะเริ่ม ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารนั้นถูกต้องและปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของบอร์ดของคุณ เมื่อรวบรวมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาเตรียมเอกสาร โดยปกติแล้ว เอกสารกระดานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือเอกสารที่มีข้อเท็จจริงที่สำคัญที่สุด คุณควรใส่รายการข้อมูลที่สำคัญที่สุดและแยกรายการที่ไม่สำคัญออก ข้อมูลที่สำคัญที่สุดอาจแสดงอยู่ในตาราง แผนภาพ หรืออินโฟกราฟิก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของกระดาษ กระดาษคณะกรรมการเป็นหนึ่งในแหล่งที่มาที่ใหญ่ที่สุดของความขัดแย้งระหว่างคณะกรรมการและฝ่ายบริหาร แต่ถ้าคุณทำการบ้านมา คุณควรจะสามารถสร้างรายงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการตัดสินใจของคณะกรรมการได้
